De kantoren van de toekomst

Voor onze klant Deerns engineering deze column over de kantoren van de toekomst. Deze week te lezen in hun magazine.

Kantoor 2028

Hoe kantoren er over twintig jaar uitzien hangt af van twee fundamentele factoren. Ten eerste de technologische hulpmiddelen. Denk aan ICT-gerelateerde zaken als snelheid en kosten van computers, netwerken en opslagcapaciteit. De grootste winsten zijn technologisch te boeken door software die steeds beter aansluit bij menselijke kracht en zwakheden. Het windows-iconen-muis paradigma van Xerox is de laatste 25 jaar enorm verfijnd. Dit heeft computergebruik voor vrijwel iedereen mogelijk gemaakt maar is zeker geen eindpunt. De komende jaren zullen wetenschappelijke inzichten worden ingezet om software gebruiksvriendelijker en effectiever te maken; bijvoorbeeld kennis van menselijke cognitieprocessen en neurologie. En dan heb je nog de plek zelf; met nieuwe materialen maken we straks fijnere stoelen en bureaus én gebouwen die zo in elkaar zitten dat ze ons maximaal faciliteren in onze mentale processen.

De tweede factor zijn we zelf. Ons vermogen om al deze hulpmiddelen effectief te gebruiken kan een bottleneck zijn. Technisch-wetenschappelijke ontwikkelingen lopen vaak zo’n twintig jaar voor op wat de meeste organisaties, en de mensen die daar rondlopen, aankunnen. Je krijgt dus grote verschillen tussen en binnen organisaties. Leeftijd, opleidingsniveau, achtergrond en attitude; het zijn allemaal factoren die van invloed zijn op het vermogen om te gaan met nieuwe hulpmiddelen. Het papierloze kantoor is technisch al zeker 15 jaar mogelijk, maar oude gewoontes slijten langzaam en goedkope IT heeft ook goedkope printers gebracht. Voorlopig stijgt het papierverbruik nog. In kleine start-ups zonder ingesleten patronen zijn de eerste papierloze organisaties een feit. In nieuwe organisaties zijn ook klassieke patronen van hiërarchie en samenwerken afwezig. Zo weken opensource gemeenschappen productief samen zonder het bestaan van formele organisaties of beloningsmechanismen en maken zo de software waar een groot deel van het internet, en alle TomTom's op draaien. Maar ook in deze gemeenschappen blijft de behoefte aan de fysieke ontmoeting op een vaste plek.

Daarnaast speelt het type werk een rol. Waar grafici en architecten het moeten hebben van de nieuwste middelen, zijn beleidsmakers wellicht nog prima af met twintig jaar oude tekstverwerker. En waar de een eenvoudig administratief werk heeft in een laag-geautomatiseerde organisatie, doet een ander complex, creatief en kennisintensief werk waarbij de grenzen van de technologische mogelijkheden worden opgezocht. Hét kantoor van de toekomst bestaat dus niet.

Ook in 2028 zitten veel mensen gewoon 'achter' hun bureau, terwijl anderen ergens op de wereld ingeplugd zijn op internet. Dat doen ze soms alleen, maar meer waarschijnlijk met andere mensen en in samenwerking met intelligente systemen die veel van het analytische en niet-creatieve werk overnemen. Maar voor iedereen zullen attitude, opleiding en toegang tot communities van kennis bepalend zijn voor de productiviteit en creativiteit. Omdat technologie voor iedereen beschikbaar is zal dat alleen nauwelijks onderscheidend kunnen zijn.