Documenten… maar dan anders

(Nieuwe column voor digitaal bestuur)

Wat is een document? Het begon ooit als een platgeslagen stuk klei waar met een stokje tekens in werden gekrast. 8.000 jaar later werden deze teruggevonden en na jarenlange studie van archeologen kwam men tot de conclusie dat er: ‘Ik krijg nog 3 geiten van jou’ stond.

Via papyrus en perkament-rollen kwamen we in Europa in de 15e eeuw bij papier en massaproductie via boekdrukpersen. Ons besef van wat een document eigenlijk is wordt nog steeds in gegeven door de vorige revolutie in informatie vastlegging en distributie. Toen Pc’s gemeengoed werden als instrument om documenten te maken waren de applicaties dan ook sterk gericht op het zo snel en mooi produceren van papieren documenten. Het creatieproces was digitaal geworden maar het beoogde eindresultaat was niet fundamenteel anders dan het eerste gedrukte boek uit de 1452.

De meeste tekstverwerkers die vandaag de dag in gebruik zijn houden vast aan dit concept. Er zijn honderden functies voor paginanummering, voetnoten en lay-out om tot een leesbaar eindresultaat te komen – op papier. Ook veel IT-instrumenten rond het beheren en ontsluiten van documenten zijn nog gericht het het concept van een documenten als een digitale stapel papier. Klaar om te printen voor ‘echt’ gebruik. De moderne manieren van samenwerking passen om allerlei redenen niet meer bij een papier-georiënteerde manier van vastleggen en distributie. Papier is statisch, plaatsgebonden en tegenwoordig veel duurder en trager in transport dan bits. Het is die combinatie van beperkingen die heeft geleid tot nieuwe manieren van de creatie van documenten waarbij zowel het creatieproces als het eindresultaat volledig digitaal is. Een bekend voorbeeld hiervan is Wikipedia, ’s wereld grootste encyclopedie die door miljoenen participanten permanent geschreven en herschreven wordt met de nieuwste inzichten op het gebied van technologie, wetenschap, geschiedenis, cultuur of de biografie van Andre Hazes.

In deze nieuwe verschijningsvorm is een document dus een verzameling informatie op een overeengekomen plek online. Hier staat bijvoorbeeld het consultatie document van DWR. Iedereen kan zich registreren en vervolgens commentaar leveren of het document verbeteren. Deze input is ook weer zichtbaar en dus bruikbaar voor alle andere participanten zodat het eindresultaat de som wordt van inzichten in plaats van de interpretaties van een klein aantal ‘redacteuren’.

Als de toekomst van documenten echt digitaal is vraagt dit naast een nieuwe manier van werken ook nieuw instrumentarium. Paginanummering en voetnoten zijn in hypertekst niet relevant. Een cultuur van transparant samenwerken en wat software die prettig laat ‘schrijven’ (ook al zo’n oud woord) in een webbrowser wel.