Gendo in VK-banen: Het Nieuwe Werken

Voor Volkskrant Banen werd Gendo gevraagd commentaar te leveren op het fenomeen 'Het nieuwe werken'. Voor ons eigenlijk niet zo 'nieuw' want werken los van tijd en plaats met behulp van ICT doen wij allemaal al ons hele werkzame leven. We helpen onze klanten met technologie om dit mogelijk te maken. Daarnaast werken we met de klant vooral aan de organisatie veranderingen die net zo belangrijk en veel lastiger zijn om te realiseren dan de gevolgen van een stuk techniek.

Lees het artikel online op VK-Banen of hieronder:

Het nieuwe werken vraagt om een mentaliteitsverandering

05 juli 2010 - Grace Wermenbol

Bij het nieuwe werken gaat het niet alleen om thuiswerken en je werktijden zelf invullen. Er is een mentaliteitsverandering nodig. Het is vooral belangrijk een nieuwe balans te vinden. Voor leidinggevenden is dat een balans tussen controle en vertrouwen, en voor werknemers tussen werk- en privéleven.

Microsoft begon vijf jaar geleden al met het invoeren van het nieuwe werken. Het bedrijf deed dit naar aanleiding van een pamflet van Microsoft-directeur Bill Gates, waarin hij opriep tot een nieuwe werkmentaliteit. In dit pamflet, genaamd The New World of Work, stond dat mensen met behulp van nieuwe IT-technologie hun werk en privéleven beter zouden kunnen combineren door bijvoorbeeld thuis te kunnen werken. De achterliggende gedachte was dat als mensen tijd- en plaatsonafhankelijk functioneerden, de bedrijfsproductiviteit omhoog zou gaan. Merle Blok doet bij TNO onderzoek naar het effecten van het nieuwe werken. Volgens haar tonen recente cijfers inderdaad aan dat thuiswerken tot een hogere productiviteit leidt. ‘Maar dat komt vooral omdat mensen thuis langer doorwerken dan op kantoor.’

ICT-faciliteiten
Om het flexibele werken te ondersteunen zijn er wel goede ICT-faciliteiten nodig. E-mail is hierin minimaal vereist. Nieuwere applicaties zoals Wiki’s (waarvan Wikipedia het bekendst is) kunnen worden gebruikt om vanuit verschillende plekken samen te werken aan bedrijfsdocumenten. Om communicatie onderling te ondersteunen zijn er chat-systemen nodig, waarmee je kunt zien wie online aan het werk is en de mogelijkheid er is om een vraag te stellen of idee te delen. Beveiliging is hierbij voor werkgevers van groot belang. Als het niet gewaarborgd is dat de bedrijfsgegevens veilig zijn voor ongewenste buitenstaanders, kan er niet thuis of op andere flexibele plaatsen worden gewerkt.

Voor Microsoft was het invoeren van het nieuwe werken een stuk makkelijker, aangezien het bedrijf voorloper was in de computertechniek die het flexibel werken mogelijk maakt. Nu kan Microsoft gezien worden als één van de voorlopers van het nieuwe werken binnen Nederland en dient het als voorbeeld voor veel anderen bedrijven, die nog aan het begin staan van het overgangsproces.

Cultuurverandering
Adviesbureaus zoals Gendo en Wortell specialiseren zich in het ondersteunen van bedrijven die de overgang naar het nieuwe werken wagen. In eerste instantie waren deze bureaus vooral opgezet met de bedoeling om bedrijven te helpen de juiste ICT-faciliteiten in te voeren. Maar al snel bleek dat de cultuurverandering, die het tijd- en plaatsonafhankelijk werken met zich meebracht, voor problemen zorgde. ‘De computervaardigheden die nodig zijn om vanuit een andere plek op het systeem te kunnen werken, hebben de meeste mensen binnen tien minuten onder knie, maar daarna worden zij voor het probleem gesteld: hoe gaan we afzonderlijk samenwerken?’ zegt Arjen Kamphuis adviseur en IT-architect van adviesbureau Gendo. ‘Ook de transparantie van een online systeem als Wiki, waarmee iedereen kan zien hoeveel werk verricht wordt door anderen, kan heel confronterend zijn. Mensen die zich altijd druk voordeden, blijken opeens minder te doen dan gedacht’, aldus Kamphuis.

Bij het maken van de omslag naar het nieuwe werken komt veel kijken. Goede communicatie is daarbij essentieel. ‘Dit kan letterlijk een groepsgesprek zijn waarbij iedereen de kans heeft zijn of haar problemen en vragen aan bod te laten komen’, zegt Wietske Eveleens, zelfstandig organisatieadviseur. Cursussen en workshops kunnen helpen bij het op de juiste manier instellen van flexplekken om zo een gezonde werkplek te creëren. Maar ook bij het aanleren van een nieuwe manier van leidinggeven. Eveleens: ‘Leidinggevenden moeten leren op basis van vertrouwen te werken met hun ondergeschikten. Zij hebben immers niet meer dezelfde controle als wanneer hun werknemers dagelijks fysiek op kantoor aanwezig zijn.’

René Van Woezik, consultant en als ergonoom verbonden aan de ArboNed, een landelijke arbodienst voor advies en ondersteuning op het gebied van arbeidsomstandigheden en verzuimbeleid, vindt dat minimaal een half jaar van tevoren begonnen moet worden met oriënterende cursussen. ‘Hiermee kunnen zowel de werknemers als leidinggevenden worden voorbereid op het nieuwe werken. ‘

Voorbeeldfunctie
Microsoft heeft zich vooral gericht op de managers, die het goede voorbeeld moesten geven. ’Als managers laten zien dat zij patronen kunnen doorbreken, door andere werkplekken en -tijden voor zichzelf in te stellen, is dat een voorbeeld voor hun ondergeschikten’, aldus Ineke Hoekman, woordvoerster van Microsoft. Ook Laura Kluijtmans van IT-organisatie Wortell is voorstander van deze stijl. ‘Aangezien het team de nieuwe werkwijze van de managers moeten overnemen, hebben zij een voorbeeldfunctie.’

Wel is het belangrijk om in beschouwing te nemen dat de overgang naar het nieuwe werken veel tijd vergt. Volgens Blok van TNO moeten mensen de mogelijkheid krijgen om te wennen aan het flexibel werken. ‘Cursussen en workshops kunnen helpen bij de oriëntatie op het nieuwe werken, maar het heeft ook met ervaring te maken. Mensen moeten simpelweg een nieuwe balans vinden.’